Инструкция

Введение

ОПСУРТ - это бесплатная программа, предназначенная для небольших розничных магазинов. В ней есть все базовые функции учёта движения товаров. Если кратко описать бизнес-процесс, то это: «оприходовать > продать > получить отчёт». Но это конечно же не все возможности.

Здесь есть и разнообразные типы документов (например: «списание, переоценка» и т.д.) и различные типы отчётов (например: «остатки на складе», «какой товар заканчивается» и т.д.) и множество печатных форм (чеков, этикеток, договоров), а так же есть возможность подключения дополнительного оборудования.

Программа может работать без интернета!

Приложение умеет работает как локально, так и по сети. Для работы программы необходимо наличие запущенного бесплатного и открытого сервера СУБД Firebird (по-умолчанию устанавливается вместе с «серверной частью» см. далее).

Поддерживаемое оборудование:

Установка

Скачайте и запустите инсталяционный файл. На экране появится мастер установки. Нажмите кнопку «Далее». Ознакомьтесь и примите лицензионное соглашение. Далее, в появившемся окне укажите путь установки программы.

Далее необходимо выбрать тип установки:

Типы установки

Установите оба флажка, если будете использовать программу на одном компьютере.

Остальные настройки изменять не нужно. Нажимайте клавишу «Далее», пока мастер не завершит свою работу.

Подготовка к работе

Администрирование (AdminTool)

Программа «AdminTool», входящая в серверную часть предназначена для администрирования и настройки прав пользователей. Значок в виде «ключа» появится на рабочем столе.

При запуске программа запросит пароль администратора. Также "внизу" можно указать дополнительные настройки подключения, по-умолчанию их менять не нужно.

Вход в программу «Администрирование»

Стандартный пароль администратора: masterkey

При первом запуске, приложение попросит ввести первичные данные - согласитесь. Это ввод базовых значений справочников.

Программа «Администрирование»

Создайте нового пользователя, кликнув правой кнопкой мыши в левой части окна и выбрав пункт «Новый». После чего в правой части укажите данные пользователя, логин, пароль и права доступа. Обязательно сохраните текущие параметры, нажав кнопку в виде «дискеты».

Смысл большинства настроек станет понятен после знакомства с основным приложением, поэтому ими пока можно пренебречь и переходить к утилите обслуживания.

Опция «Просмотр закуп. цены» отвечает за отображение закупочной цены в случае скидки, а так же, в отчетах у пользователя без этого права - не будут отображаться закупочные цены

Опция «Просмотр чужих документов» отвечает за возможность просмотра чужих документов. Используется для администратора или владельца. Продавцам нет необходимости просматривать чужие документы.

Опция «Показывать закупочную цену»

Вкладка «Конфигурация» - имеет несколько разделов: Общие, Касса, SQL QUERY

Утилита Satellite

Утилита устанавливается вместе с «серверной частью» и запускается автоматически при старте операционной системы. Находиться в системной трее (возле часов) системный трей, при клике на значок открывается окно приложения.

OPSURT Satellite

  1. Настройки подключения к БД. После установки нужно ввести пароль администратора (по-умолчанию masterkey);
  2. Флажок: включает автоматический запуск по расписанию действия из списка.
  3. Список доступных действий. (Кнопки 4, 5, 6 предназначены только для выделенного пункта);
  4. Запустить текущее действие вручную;
  5. Настроить расписание запуска для выделенного ("подсвеченного") действия;
  6. Дополнительные настройки для выделенного действия;
После нажатия кнопки "ОК", настройки сохраняются, окно сворачивается в трей.

Резервное копирование и восстановление

Нажмите на пункт "Резервное копирование БД" (имеется ввиду не на флажок, а на строку с текстом), чтобы пункт стал выделенным. Далее откройте его настройки (значок "шестерёнки"). Появится окно:

Место хранения копий: - здесь укажите папку в которой будут храниться резервные копии. Желательно выбрать надежное хранилище, а не системный раздел, на котором установлена операционная система. Лучше всего подойдёт какой-нибудь облачный сервис (Яндекс Диск, Google Диск.....).

В поддержку программы часто поступают вопросы, связанные с поломкой рабочего компьютера или ноутбука. Пользователи полностью теряют базу данных. Пожалуйста! Отнеситесь со всей серьезностью к выбору места хранения резервных копий!

Утилита резервирования: по-умолчанию поле должно быть заполнено. Здесь указывается путь к утилите «gbak» от Firebird. Закрываем окно нажатием "ОК".

Теперь можно попробовать запустить пробное резервирование базы данных. Для этого нужно нажать на кнопку 4 ("Запуск"). После выполнения в каталоге c резервными копиями должен появиться новый файл "Backup_XXX.fbk"

Настроить автоматический запуск операции можно в окне, которое появится после нажатия кнопки 5 ("Расписание").

Восстановление БД из рез. копии - выполняется аналогично резервированию.

В окне настроек действия, нужно указать путь к восстанавливаемой копии (файл .fbk). После чего запустить операцию кнопкой 4 ("Запуск").

Но это еще не всё! В целях безопасности, "восстановление из резервной копии" не подменяет активный файл базы данных. Вместо этого он создают новый файл "RESTORE_XXX.FDB" в каталоге с активной БД. Теперь можно либо переименовать файлы так, чтобы новый файл получил старое имя, либо в настройках подключения программ ("Клиента" или "Администрирование") указать новый путь к файлу БД

Теперь восстановление из резервной копии выполнено полностью!

Начало работы

После того, как создан пользователь в приложении «Администрирование», вы можете использовать эти учетные данные. Запустите программу-«клиент» - ОПСУРТ, введите логин и пароль. Сразу под название программы - указывается название организации(выбирается из справочника контрагентов - Моя организация). Для работы по сети или через интернет на компьютере-клиенте необходимо указать дополнительные параметры подключения, нажав пиктограмму «подключения» в правом нижнем углу окна:

Вход в программу

  1. Поле ввода логина (если не знаете что сюда вводить, ознакомьтесь с разделом AdminTool)
  2. Поле ввода пароля
  3. Кнопка входа в программу
  4. Настройки подключения

Если вы используете программу по сети, то в поле «Сетевой адрес» указывается IPv4 удаленного сервера СУБД. В поле «Путь» указывается локальный путь к файлу БД на сервере.

После успешного подключения вы увидите главное окно программы:

Окно программы

  1. Журнал документов
  2. Кнопки создания документов
  3. Информационная строка
  4. Индикатор клавиши CAPS
  5. Индикатор клавиши NUM
  6. Индикатор подключения

Справочники «контрагенты»

Для каждого контрагента можно распечатать карточку организации (находится в редактировании контрагента и можно распечатать или сохранить в DBF или другой формат для отправки по почте)

Доступны следующие типы:

  1. Поставщики. Желательно указать «реальных» поставщиков, т.к. в дальнейшем можно будет определить: «От какого поставщика пришел определенный товар».
  2. Покупатели. В данном справочнике можно обойтись одним покупателем, например: «Частное лицо». Если вы будете производить выдачу документов для безналичной оплаты, то каждого покупателя необходимо создать отдельно.
  3. Моя организация. Обязательно укажите сокращенное наименование (используется в ценниках) и полное наименование (используется в товарных чеках). Так же название организации используется в заголовке окна программы и на стартовой форме программы

Справочники «единицы измерения», «гарантийные сроки»

Для работы с программой необходимо наличие хотя бы одной единицы измерения и гарантийного срока(можно проставить прочерк "-"). Если вы выполнили внесение первичных данных в утилите «Администрирование» то должна присутствовать запись «шт.»

Справочник «гарантийные сроки» будет использоваться при:

  1. выводе на печать гарантийного талона. Поэтому его наполнение необязательно для работы.
  2. импорте справочника товаров и импорте накладных. Если будете использовать эти функции, то обязательно хотя бы одно значение.

Справочник «Спецгруппы»

Спецгрцппы - это группы товара, для каждой из которых можно определить свой процент наценки товара по умолчанию. Можно создавать любое количество спецгрупп. Товару необходимо будет указать к какой спецгруппе он относится. Так же, в настройках можно выбрать спецгруппу по умолчанию для всех новых товаров.

Справочник «Спецгруппы» будет использоваться при:

  1. поступлении товара как вручную, так и при импорте накладной.

На данный момент модуль импорта накладной - не позволяет указать спецгруппу при создании товара. Использование этого справочника позволит сократить время оприходования товара.

Справочник «номенклатура»

Справочник «номенклатура»

  1. Панель редактирования каталогов
  2. Панель редактирования товарных позиций
  3. Поле поиска
  4. Кнопка поиска

Режим поиска можно настроить нажав правой кнопкой мыши по пиктограмме «бинокль»

  1. Дерево каталогов
  2. Список товаров выбранного каталога

Выбрав любой товар из справочника, можно посмотреть последнюю закупочную и розничную цены нажатием кнопки F9

Перемещение товара в другую группу выполняется с помощью "перетаскивания"

При удалении позиции физически она не удаляется, а просто скрывается. Товар, который есть «на остатках» - не удаляется. Сначала надо списать его или продать и потом только удалять. Отображение удаленных товаров можно включить в настройках.(Настройки -> Интерфейс -> Отображать удаленную номенклатуру).

Журнал документов

Журнал документов служит для поиска документов по определенным параметрам. Сразу после открытия окна журнал документов будет отображать документы на текущую дату.

Журнал документов

Изменение интервалов дат производится с помощью «двойного щелчка» левой кнопкой мыши по любому из полей дат. После этого поля станут активными. Укажите необходимый интервал и нажмите «ОК». В таблице будут отображены документы, удовлетворяющие указанному интервалу.

Кроме интервала дат, доступен дополнительный фильтр. Нажмите на пиктограмму «шестеренка». Отобразится панель с дополнительным фильтром. Она содержит 2(два) выпадающих списка. Первый отвечает за тип фильтра, второй за его значение. Применение фильтра происходит при выборе значения во втором выпадающем списке.

Из журнала доступны операции (правый клик по строке документа ):

  1. Открыть документ. Открывает документ в новом окне.
  2. Удалить документ. Фактически удаление документа не происходит. Он перестает отображаться в журнале. Это сделано для удобства. Если вы хотите найти удаленный документ, то включите отображение удаленных документов в настройках программы (Настройка -> Интерфейс -> Настройка умолчаний). Он появится со специальной пометкой. Оформленный документы удалить нельзя!
  3. Оплатить документ. Операция доступна для документов, у которых установлена пометка "Б/Н", "долг" и "кредит"(первоначальный взнос и б/н поступление). Вы можете использовать эту опцию для полной или частичной оплаты документа. В дальнейшем, с помощью дополнительного фильтра по состоянию оплаты можно отобразить оплаченные и не оплаченные документы.

Указав все необходимые фильтры, журнал можно распечатать. Для этого выберите печатную форму из выпадающего списка в группе печати и нажмите на пиктограмму «принтер». Появится новое окно с предварительным просмотром, в котором вы можете указать настройки печати и непосредственно распечатать документ.

Документ «поступление»

Документ предназначен для поступления товаров на склад.

При создании документа, к товару указывается количество поступления, закупочная цена и розничная цена. Если товар имеет спецгруппу, то автоматом рассчитывается процент наценки по умолчанию

Имеется возможность импорта накладной из файла(начиная с версии 2.0.8)в документ "поступление" с загрузкой названия, количества и закупочной цены.

Добавление позиций в документ осуществляется двойным кликом мыши, после чего откроется окно «Внести в документ»

В правом верхнем углу окна находится переключатель округления новой цены (#,##). Его состояние изменяется двойным щелчком левой кнопкой мыши. Вы можете выбрать наиболее подходящий способ для вашей ситуации.

В левом верхнем углу окна находится значок - если на него навести курсор мыши, то отобразится последняя закупочная и розничная цены

Введите необходимое количество товара, его закупочную цену. Затем вы можете указать наценку (%) или новую цену – эти поля зависят друг от друга и изменяются в зависимости от введенного значения в соседнем поле. Сумма считается от закупочной цены.

Переход от целой части (рублей) к дробной (копейкам) производится нажатием клавиши «→» (стрелка вправо), либо нажатие кнопки «,del» (на цифровом блоке клавиатуры)

Любые изменения записываются в реальном времени. Поэтому закрыв документ, вы можете открыть его из журнала документов и продолжить редактирование в любое время.

Укажите контрагента(поставщика) в поле выбора контрагента. Если вам необходимо распечатать накладную, ценники или этикетки – выберите необходимую печатную форму и нажмите пиктограмму «принтер». Будет выведено окно предварительного просмотра.

Что бы зафиксировать изменения и поставить на приход товар – документ необходимо оформить. Нажмите на кнопку «Оформить» в правом нижнем углу окна. С этого момента редактирование документа запрещено.

Пока документ не Оформлен, он хранится в базе данных, но товар не попадает на остатки. В этом состоянии документ можно редактировать или удалить.

Документ «реализация»

Способ добавления товара в документ аналогичен документу «Поступление»

Укажите необходимое количество товара (Максимально количество данной "партии" отображается в левом верхнем углу). Выберите необходимую стоимость (если несколько партий).

Если пользователю разрешена скидка, то в правом верхнем углу будет находится пиктограмма «%», нажав на которую окно расширится и появится дополнительное поле скидки.

Вы можете распечатать накладную, чек, товарный чек или гарантийный талон используя группу элементов в правом нижнем углу.

Для того, что бы назначить печатную форму по-умолчанию - нажмите правой кнопкой мыши по списку и выберите «Установить по умолчанию»

Изменения остатков произойдут после «обновления» списка товаров (слева выбрать другую группу товаров).

Документ «возврат товара»

Документ аналогичен поступлению товара. Единственное отличие в том, что не указывается закупочная цена. Она равна цене, по которой был принят товар. Поэтому прибыль по этому товару учитывается только при первой продаже, при последующих она равна нулю.

Документ «переоценка»

Документ похож на реализацию с использованием скидки. Вы выбираете необходимую розничную цену (если цен несколько), а затем указываете новую. Товар добавляется в резерв, после оформления всё количество возвращается. Для этого документа необходим комментарий.

Документ «списание»

Документ служит для списания остатков со склада. Для этого документа необходим комментарий.

Документ «комплектация»

Документ служит для создания комплекта из нескольких товаров. Он предназначен облегчить манипулирование товаров, которые должны быть проданы вместе. Добавьте товары в документ, оформите его. После этого в корневой категории должен появится комплект товаров(его можно переименовать через функцию "изменить" в номенклатуре товаров). При добавлении комплекта документ от автоматически расформируется и отдельными комплектующими добавляется в документ. При удалении комплекта его комплектующие возвращаются на склад. Удаленный комплект восстановлению не подлежит!

Документ «шаблонная сборка»

Предназначена для внесения в документ товаров, продающихся вместе, призвана упростить ввод, чтобы не вносить товары по одиночке. После оформления создается новый элемент в корневой категории. При этом товар не списывается с остатков. Так же, в отличии от комплектов, шаблоны можно продавать много раз, при каждом добавлении в документ будет добавляться нужное количество из шаблона. Если одного или нескольких товаров нет на остатках, то добавиться максимально возможное количество из шаблона

Отчёт «Прайс-лист»

Отчет показывает список товаров, которые есть на остатках, с указанием розничной цены, кода товара, артикула и единицы измерения.

Отчёт «Остатки на складе»

Отчет показывает список товаров, которые есть на остатках, с указанием закупочной цены, розничной цены, количества на складе, суммы в закупочных и розничных ценах, кода товара и артикула.

Отчёт «Остатки для инвентаризации»

Отчет показывает список товаров, которые есть на остатках, с указанием розничной цены и суммы в розничных ценах по книжным остаткам. Так же, есть пустая колонка для фактического количества и пустая колонка для суммы в розничных ценах по фактическому учету.

Отчёт «Отчет продаж»

Может формироваться как по товарам, так и по услугам, а так же по конкретному товару или услуге, или по конкретному пользователю. Отображает список продаж за выбранный период, с указанием номера, даты документа продажи, а так же, названия товара, его количества и цены продажи

Так же, этот отчет может группироваться по чекам. То есть будет показан список чеков, без детализации по товару. Подходит для анализа суммы среднего чека, анализа по времени, количеству покупателей.

Отчёт «Необходимость закупки»

Отчет призван предоставить данные о товарах, которые заканчиваются и их количество нужно пополнить. Он основан на аналитике продаж. В окне настроек указывается интервал расчета (за какой период будет проводиться анализ). В поле «До следующей закупки осталось» вводится количество предполагаемое количество дней. Если поступление планируется завтра, в поле должна быть единица.

Отчёт «Товар без движения»

Отчет призван предоставить данные о товарах, которые не участвовали в документах за выбранный промежуток времени, с указанием закупочной цены, розничной цены, количества на складе, суммы в закупочных и розничных ценах, кода товара и артикула.

Отчёт «Топ продаж»

Отчет отображает ТОП продаж товаров или услуг, за выбранный промежуток времени. ТОП товаров/услуг формируется по выбранным параметрам из документов продаж.

  1. Топ по количеству продаж - например чаще всего продается хлеб, но не обязательно на нем идет максимальная прибыль. которые призван предоставить данные о товарах, которые не участвовали в документах за выбранный промежуток времени, с указанием закупочной цены, розничной цены, количества на складе, суммы в закупочных и розничных ценах, кода товара и артикула.

  2. Топ по сумме продаж - например на самую большую сумму был продан коллекционный коньяк, но не обязательно на нем идет максимальная прибыль или он продается постоянно.

  3. Топ по прибыли с продаж - например самую большую прибыль приносит чипсы - берут достаточно часто, и наценка хорошая, цена не высокая.

Отчёт «Отчет по кассе»

Отчет показывает суммы выручки по дням. Работает при вводе фактической суммы в журнале документов и только для пользователей с виртуальной кассой

Отчёт «Минимальные остатки»

Отчет показывает товары, количество которых менее заданного(параметр отчета). Так же, есть возможность отобразить товары, у которых остаток менее минимального остатка(справочника информация), и товары без минимального остатка, остаток которых менее заданного. Отображаются названия, текущие остатки, минимальные остатки, цены и суммы в закупочных(если разрешено настройкой "просмотр закупочных цен") и розничных ценах

Настройка «Cканер штрих-кода»

Программа «умеет» работать со сканерами штрих-кодов через интерфейс COM. Но даже многие USB сканеры позволяют эмулировать работу COM-интерфейса (Обычно для включения этой функции необходимо считать системный штрих-код и установить соответствующие драйвера).

Подключив устройство откройте окно настройки сканера. Установите флажок «Устройство используется» и выберите используемый устройством COM-порт.

После установки опции «устройство используется» и выбора порта устройства в статус панели программы должно отобразиться сообщение об успешном запуске потока для работы со сканером ШК. С этих пор «ОПСУРТ» использует сканер ШК.

Логотип на товарном чеке

Логотип компании хранится в виде графического файла с расширением «.bmp» в папке Reports «программы – клиента». Например: C:\Program Files (x86)\OPSURT\Client\Reports\Logo.bmp. Замените его своим файлом. Выбирайте разрешение файла, приближенное к 250x150px.

Горячие клавиши

Глобальные
CTRL + K Запустить калькулятор ОС
CTRL + ALT +L Заблокировать программу
CTRL + J Открыть журнал документов
CTRL + N Открыть (создать) новый документ «Реализация»
CTRL + R Открыть (создать) новый документ «Возврат товара»
CTRL + I Открыть (создать) новый документ «Поступление»
CTRL + G Открыть справочник «Товары»
Ctrl + L Открыть справочник «Печать ценников»
Окно документа
Ins Создать новую позицию товара
F2 Редактировать выбранную позицию товара
F6 Копировать выбранную позицию товара
F9 Просмотр истории цен товара
F10 (В разработке) Поиск по штрихкоду
Del Удалить выбранную позицию товара
CTRL + Enter Оформить документ
CTRL + P Печать документа
Ctrl + F Сфокусировать поле поиска номенклатуры
CTRL + ▶ Перейти от дерева каталогов к таблице выбора товаров
CTRL + ◀ Перейти от таблицы выбора товаров к дереву каталогов или от таблицы товаров документа к дереву каталогов
CTRL + ▼ Перейти от дерева каталогов или таблицы выбора товаров к таблице товаров документа
CTRL + ▲ Перейти от таблицы товаров документа к таблице выбора товаров

Дополнительные модули и отдельные функции

Дополнительные модули позволяют расширить возможности программы. Они вынесены отдельно, так как используются редко, либо не используются вовсе. К таким модулям относятся модули:

  1. Экспорт справочника - сохраняет справочник товаров в файл формата .csv
  2. Импорт справочника - загрузка справочника товаров в программу. Загружается: название(обязательно), артикул, штрихкод, единицы измерения, гарантийный срок, комментарий, группа товара
  3. Деноминация - уменьшает все цены и суммы в несколько раз
  4. Выгрузка данных в Интернет-магазин NetHouse - пробный вариант
  5. Очистка БД - используется для очистки БД от документов(оставляет пользователей и справочники) после тестирования или для создания БД для новой точки
Дополнительные модули находятся в папке с программой (C:\Program files(x86)\OPSURT\Client\modules) или их можно скачать на этой странице

Оборудование

Информация о подключаемых устройствах собрана на отдельной странице оборудование.