Руководство пользователя ОПСУРТ

Оглавление:

Введение

ОЧЕНЬ ПРОСТАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛЕЙ (далее «ОПСУРТ») предназначена для ведения учета движения товара в малых торговых точках. Продукт работает по принципу «клиент-сервер». В качестве системы управления базами данных (далее СУБД) используется бесплатный открытый сервер Firebird™.

Поддерживаемое оборудование

Установка

Скачайте и запустите программу установки. На экране должно появится окно мастера установки.Нажмите кнопку «Далее». Ознакомьтесь с лицензионным соглашением. Если Вы принимаете условия, выберите «Я принимаю условия соглашения», нажмите «Далее». В появившемся окне укажите папку (путь) установки программы или подвертите предложенный.

Далее необходимо выбрать тип установки:

Типы установки

Установите оба флажка, если будете использовать программу на одном компьютере.

Остальные настройки изменять не нужно. Нажимайте клавишу «Далее», пока мастер не завершит свою работу.

Подготовка к работе

Администрирование(AdminTool)

Программа «AdminTool», входящая в серверную часть «ОПСУРТ» предназначена для администрирования и настройки прав пользователей.

После установки программы на рабочем столе должна появится пиктограмма программы «Администрирование» в виде ключа.

Запустите программу. Должно появиться окно входа. Вход возможен со стандартными настройками, но если вы хотите их изменить воcпользуйтесь пиктограммой «Настройки подключения» в нижнем правом углу окна.

Укажите пароль и выполните вход.

Стандартный пароль Администратора: masterkey

Вход в программу «Администрирование»

Программа попросит ввести первичные данные - согласитесь.

Создайте нового пользователя, кликнув в левой части окна и выбрав пункт «Новый». После этого В правой части укажите данные, логин, пароль и права доступа. После чего необходимо подтвердить ввод, нажав кнопку «Сохранить»

Программа «Администрирование»

Опция «Просмотр закуп. цены» отвечает только за отображение закупочной цены в случае скидки.

Опция «Показывать закупочную цену»

Утилита «Обслуживание»

Небольшое приложение «Обслуживание БД ОПСУРТ» включена в серверную часть и отвечает за своевременное выполнение назначенных задач. Она запускается автоматически и находится в системном трее в виде пиктограммы с графиком. Чтобы открыть окно щелкните по значку.

Утилита «Обслуживание»

  1. Указать настройки программы. (Стандартный пароль: masterkey)
  2. Выбрать операцию
  3. Запустить операцию
  4. Указать интервал автоматического выполнения
  5. Настройки выбранной операции

Начало работы

После того, как создан пользователь в приложении «Администрирование», вы можете использовать эти учетные данные. Запустите программу-«клиент», введите логин и пароль. При необходимости можно указать дополнительные параметры подключения, нажав пиктограмму «подключения» в правом нижнем углу окна:

Вход в программу

  1. Поле ввода логина
  2. Поле ввода пароля
  3. Кнопка входа в программу
  4. Настройки подключения

Если вы используете программу по сети, то в поле «Сетевой адрес» указывается IPv4 удаленного сервера СУБД. В поле «Путь» указывается локальный путь к файлу БД на сервере.

После успешного подключения вы увидите главное окно программы:

Окно программы

  1. Журнал документов
  2. Кнопки создания документов
  3. Информационная строка
  4. Индикатор клавиши CAPS
  5. Индикатор клавиши NUM
  6. Индикатор подключения

Журнал документов

Журнал документов служит для поиска документов по определенным параметрам. Сразу после открытия окна журнал документов будет отображать документы на текущую дату.

Журнал документов

Изменение интервалов дат производится с помощью «двойного щелчка» левой кнопкой мыши по любому из полей дат. После этого поля станут активными. Укажите необходимый интервал и нажмите «ОК». В таблице будут отображены документы, удовлетворяющие указанному интервалу.

Кроме интервала дат, доступен дополнительный фильтр. Нажмите на пиктограмму «шестеренка». Отобразится панель с дополнительным фильтром. Она содержит 2(два) выпадающих списка. Первый отвечает за тип фильтра, второй за его значение. Применение фильтра происходит при выборе значения во втором выпадающем списке.

Из журнала доступны операции (правый клик по строке документа ):

  1. Открыть документ. Открывает документ в новом окне.
  2. Удалить документ. Фактически удаление документа не происходит. Он перестает отображаться в журнале. Это сделано для удобства. Если вы хотите найти удаленный документ, то включите отображение удаленных документов в настройках программы (Настройка -> Интерфейс -> Настройка умолчаний). Он появится со специальной пометкой. Оформленный документы удалить нельзя!
  3. Оплатить документ. Операция доступна для документов, у которых установлена пометка Б/Н, долг и кредит(первоначальный взнос и б/н поступление). Вы можете использовать эту опцию для поиска документов в с помощью дополнительного фильтра.

Указав все необходимые фильтры, журнал можно распечатать. Для этого выберите печатную форму из выпадающего списка в группе печати и нажмите на пиктограмму «принтер». Появится новое окно с предварительным просмотром, в котором вы можете указать настройки печати и непосредственно распечатать документ.

Справочники «контрагенты»

Доступны следующие типы:

  1. Поставщики. Желательно указать «реальных» поставщиков, т.к. в дальнейшем можно будет определить: «От какого поставщика пришел определенный товар».
  2. Покупатели. В данном справочнике можно обойтись одним покупателем, например: «Частное лицо». Если вы будете производить выдачу документов для безналичной оплаты, то каждого покупателя необходимо создать отдельно.
  3. Моя организация. Обязательно укажите сокращенное наименование (используется в ценниках) и полное наименование (используется в товарных чеках).

Справочники «единицы измерения», «гарантийные сроки»

Для работы с программой необходимо наличие хотя бы одной единицы измерения. Если вы выполнили внесение первичных данных в утилите «Администрирование» то должна присутствовать запись «шт.»

Справочник «гарантийные сроки» будет использоваться при:

  1. выводе на печать гарантийного талона. Поэтому его наполнение необязательно.
  2. импорте справочника товаров. Если будете использовать импорт справочника, то обязательно хотя бы одно значение.

Справочник «номенклатура»

Справочник «номенклатура»

  1. Панель редактирования каталогов
  2. Панель редактирования товарных позиций
  3. Поле поиска
  4. Кнопка поиска

Режим поиска можно настроить нажав правой кнопкой мыши по пиктограмме «бинокль»

  1. Дерево каталогов
  2. Список товаров выбранного каталога

Перемещение товаров осуществляется перетаскиванием

Пр удалении позиции физически она не удаляется, а просто скрывается. Товар, который есть «на остатках» после удаления по прежнему будет «висеть» на складе! Отображение удаленных товаров можно включить в настройках.(Настройки -> Интерфейс -> Отображать удаленную номенклатуру).

Документ «поступление»

Документ предназначен для поступления товаров на склад.

При создании документа, к товару указывается количество поступления, закупочная цена и розничная цена.

Имеется возможность импорта накладной из файла(начиная с версии 2.0.8)в документ "поступление" с загрузкой названия, кол-ва и закупочной цены.

Добавление позиций в документ осуществляется двойным кликом мыши, после чего откроется окно «Внести в документ»

В правом верхнем углу окна находится переключатель округления новой цены (#,##). Его состояние изменяется двойным щелчком левой кнопкой мыши. Вы можете выбрать наиболее подходящий способ для вашей ситуации.

Введите необходимое количество товара, его закупочную цену. Затем вы можете указать наценку (%) или новую цену – эти поля зависят друг от друга и изменяются в зависимости от введенного значения в соседнем поле. Сумма считается от закупочной цены.

Переход от целой части (рублей) к дробной (копейкам) производится нажатием клавши «→» (стрелка вправо), либо нажатие кнопки «,del» (на цифровом блоке клавиатуры)

Любые изменения записываются в реальном времени. Поэтому закрыв документ, вы можете открыть его из журнала документов и продолжить редактирование в любое время.

Укажите контрагента(поставщика) в поле выбора контрагента. Если вам необходимо распечатать накладную, ценники или этикетки – выберите необходимую печатную форму и нажмите пиктограмму «принтер». Будет выведено окно предварительного просмотра.

Что бы зафиксировать изменения и поставить на приход товар – документ необходимо оформить. Нажмите на кнопку «Оформить» в правом нижнем углу окна. С этого момента редактирование документа запрещено.

Пока документ не ОФормлен, он хранится в базе данных, но товар не попадает на остатки. В этом состоянии документ можно редактирвоать.

Документ «реализация»

Способ добавления товара в документ аналогичен документу «Поступление»

Укажите необходимое количество товара (Максимально количество данной "партии" отображается в левом верхнем углу). Выберите необходимую стоимость (если несколько партий).

Если пользователю разрешена скидка, то в правом верхнем углу будет находится пиктограмма «стрелочка вправо», нажав на которую окно расширится и появится дополнительное поле скидки.

Вы можете распечатать накладную, товарный чек или гарантийный талон используя группу элементов в правом нижнем углу.

Для того, что бы назначить печатную форму по-умолчанию - нажмите правой кнопкой мыши по списку и выберите «Установить по умолчанию»

Изменения остатков произойдут после «оформления» документа.

Документ «возврат товара»

Документ аналогичен поступлению товара. Единственное отличие в том, что не указывается закупочная цена. Она равна цене, по которой был принят товар. Поэтому прибыль по этому товару учитывается только при первой продаже, при последующих она равна нулю.

Документ «переоценка»

Документ похож на реализацию с использованием скидки. Вы выбираете необходимую розничную цену (если цен несколько), а затем указываете новую. Для этого документа необходим комментарий.

Документ «списание»

Документ служит для списания остатков со склада. Для этого документа необходим комментарий.

Документ «комплектация»

Документ служит для создания комплекта из нескольких товаров. Он предназначен облегчить манипулирование товаров, которые должны быть проданы вместе. Добавьте товары в документ, оформите его. После этого в корневой категории должен появится комплект товаров. При добавлении комплекта документ от автоматически расформировывается и отдельными комплектующими добавляется в документ. При удалении комплекта его комплектующие возвращаются на склад. Удаленный комплект восстановлению не подлежит!

Документ «шаблонная сборка»

Предназначена для внесения в документ товаров, продающихся вместе, призвана упростить ввод, чтобы не вносить товары по одиночке. После оформления создается новый элемент в корневой категории.

Отчёт «Необходимость закупки»

Отчет призван предоставить данные о товарах, которые заканчиваются и их количество нужно пополнить. Он основан на аналитике продаж. В окне настроек указывается интервал расчета (за какой период будет проводиться анализ). В поле «До следующей закупки осталось» вводится количество предполагаемое количество дней. Если поступление планируется завтра, в поле должна быть единица.

Отчёт «Прайс-лист»

Отчет показывает список товаров, которые есть на остатках, с указанием розничной цены.

Отчёт «Продажи ТМЦ»

Может формироваться как по товарам, так и по услугам, а так же по конкретно выбранному товару или услуге. Отображает список продаж за выбранный период, с указанием номера, даты документа продажи, а так же названия твоара, его количества и цены продажи

Так же, этот отчет может группироваться по чекам. То есть будет показан список чеков, без детализации по товару. Подходит для анализа суммы средниего чека, анализа по времени, кол-ву покупателей.

Настройка «Cканер штрих-кода»

Программа «умеет» работать со сканерами штрих-кодов через интерфейс COM. Но даже многие USB сканеры позволяют эмулировать работу COM-интерфейса (Обычно для включения этой функции необходимо считать системный штрих-код и установить соответствующие драйвера).

Подключив устройство откройте окно настройки сканера. Установите флажок «Устройство используется» и выберите используемый устройством COM-порт.

После установки опции «устройство используется» и выбора порта устройства в статус панели программы должно отобразиться сообщение об успешном запуске потока для работы со сканером ШК. С этих пор «ОПСУРТ» использует сканер ШК.

Логотип на товарном чеке

Логотип компании хранится в виде графического файла с расширением «.bmp» в папке Reports «программы – клиента». Например: C:\Program Files (x86)\OPSURT\Client\Reports\Logo.bmp. Замените его своим файлом. Выбирайте разрешение файла, приближенное к 250x150px.

Горячие клавиши

Глобальные
CTRL + K Запустить калькулятор ОС
CTRL + ALT +L Заблокировать программу
CTRL + J Открыть журнал документов
CTRL + N Открыть (создать) новый документ «Реализация»
CTRL + R Открыть (создать) новый документ «Возврат товара»
CTRL + I Открыть (создать) новый документ «Поступление»
CTRL + G Открыть справочник «Товары»
Ctrl + L Открыть справочник «Печать ценников»
Окно документа
Ins Создать новую позицию товара
F2 Редактировать выбранную позицию товара
Del Удалить выбранную позицию товара
CTRL + Enter Оформить документ
CTRL + P Печать документа
Ctrl + F Сфокусировать поле поиска номенклатуры
CTRL + ▶ Перейти от дерева каталогов к таблице выбора товаров
CTRL + ◀ Перейти от таблицы выбора товаров к дереву каталогов или от таблицы товаров документа к дереву каталогов
CTRL + ▼ Перейти от дерева каталогов или таблицы выбора товаров к таблице товаров документа
CTRL + ▲ Перейти от таблицы товаров документа к таблице выбора товаров